Klanten

1. Overzicht

1.1 Acties

In de inleiding wordt de werking van onze zoekfunctie uitgelegd. In het klantenoverzicht kan u extra filteren op: adres, BTW nummer, verantwoordelijke, telefoon GSM-nummers, naam klant en opvolgdatum. U kunt uw klanten ook een status geven naar opvolging toe.

2. Fiche

2.1 Gegevens

2.1.1 Algemene gegevens

Veld

Omschrijving

Naam

Klantnaam (zonder rechtsvorm).

Rechtsvorm

Selecteer een rechtsvorm die achter de klantnaam wordt geplaatst op facturen. Wanneer de klant een particulier is selecteer dan 'particulier', er zal geen BTW nummer worden gevraagd.

Titel

Aanspreektitel

Taal

Taal waarmee u communiceert met de klant.

BTW Nr.

Geef het BTW-nummer in. Er volgt een BTW check: wanneer het BTW-nummer klopt verschijnt er een groen vinkje.

Standaard BTW

Standaard BTW-tarief voor deze klant.

Status

Door het toekennen van een status krijgt u een betere opvolging in het klantenoverzicht. Statussen maakt u aan in instellingen.

Prijsgroep

Wanneer een klant tot een bepaalde prijsgroep hoort krijgt hij andere staffelprijzen. Deze prijsgroepen zijn in te stellen in de algemene instellingen en de artikelfiche

Coördinaten van de klant

Noteer hier de algemene contactgegevens van de klant (contactpersonen worden onderaan apart vermeld).

Verantwoordelijke

De persoon die de klant heeft aangemaakt wordt automatisch ook de verantwoordelijke voor de klant (kan gewijzigd worden).

Tip: voegt u een zakelijke klant toe, dan kan u meteen het BTW-nummer invoeren. Hierna volgt een check van het BTW-nummer in de VIES- (Europese Commissie) databank en wordt de bedrijfsnaam en adres automatisch ingevuld in de betreffende velden van de klantenfiche.

Wordt het BTW-nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over foutieve informatie of zijn de bedrijfsgegevens onvolledig.

Tip: in instellingen kunnen er extra velden worden toegevoegd. Door het aanmaken van een extra veld 'datum laatste contact:' kan u efficiënter klanten opvolgen.

Bij het invullen van het adres zoekt ROBAWS automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer u op de plaats van 'Geef een locatie op' de klantnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de klant.

Hier kan u navigeren naar alle bestaande offerten, orders, werkbons, facturen en projecten van de klant. Hiervoor klikt u op de blauwe tekst waarna u onmiddellijk doorgeleid wordt naar het overzicht van de gekozen module. U zal zien dat u in het overzicht enkel alle documenten te zien krijgt m.b.t. de klant.

2.1.2 Contactpersonen

Wanneer de klant verschillende contactpersonen heeft, voegt u deze hier toe. Wanneer u een offerte, project, factuur of e-mail opmaakt kan u de juiste contactpersoon selecteren. U krijgt ook de mogelijkheid om bij iedere klant afzonderlijk opmerkingen te plaatsen. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.

2.1.3 Financiële gegevens

Voor een vlottere facturatie kan u financiële gegevens over deze klant voorprogrammeren.

Veld

Omschrijving

Klant sinds

Datum waarop de samenwerking is gestart.

Vervaldatum

De standaard vervaldatum wordt automatisch gebruikt op facturen voor deze klant.

Factuur via

De manier waar op de factuur bij voorkeur wordt verstuurd. Bv. post of e-mail.

E-factuur ok door

Bij het verzenden van een elektronische factuur moet u goedkeuring krijgen van de klant. Hier vult u in van wie u de goedkeuring heeft verkregen.

E-factuur ok op

Een tijdsperiode waarop de elektronische factuur mag verzonden worden.

Kredietstatus

Het is belangrijk om de kredietwaardigheid van uw klanten te controleren. Dit beperkt de risico's op onbetaalde facturen.

Kredietlimiet

Wanneer er meer dan dit bedrag aan openstaande facturen is, zal u een waarschuwing krijgen bij aanmaak van een nieuwe factuur. Op die manier voorkomt u om meerdere projecten op te starten zonder betaald te worden.

Opmerkingen voor facturatie

Dit is een geheugensteuntje die telkens bij een 'facturen' fiche zal verschijnen voor deze klant. Bijvoorbeeld 'klant is een goede betaler', u geeft deze klant daarom een financiële korting.

Apart factuuradres

Wanneer de domiciliëring van de klant anders is dan het facturatieadres. Onderaan verschijnt een extra veld wanneer dit aangevinkt wordt.

Gebruik Peppol

Vink dit aan wanneer u gebruikmaakt van elektronische facturatie waarbij u uw facturen in UBL-formaat wenst te versturen.

2.1.4 Bestanden, foto's en pdf-bestanden

Bij bestanden kan u documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Dit kan nuttig zijn voor de interne communicatie alsook gebruikt worden als geheugensteun.

Opmerkingen kunnen gebruikt worden om laatste contacten en informatie van de klant bij te houden. Een collega kan zo bijvoorbeeld opvolgen welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de klant.

2.2 Acties

2.2.1 Navigatieknoppen

U kan klanten in een een straal van 15km gemakkelijk terugvinden door op bovenaan te klikken. Zo kan u veel efficiëntere planningen opmaken.

Om de inhoudingsplicht te controleren drukt u op. Vergeet deze belangrijke stap niet bij aanmaak van de klant of bij het begin van een nieuw project. Zo ontloopt u de kans op onbetaalde facturen.

2.2.2 Brieven

Via 'brieven' kan u tekst opstellen op het briefpapier van uw bedrijf. U klikt op 'toevoegen' . Na de opmaak van de brief kan u een PDF exporteren die u afdrukt of mailt naar de klant.

2.2.3 Tarieven

U kan speciale tarieven voor een artikel afspreken met een klant onder het tabblad 'Tarieven'. Hiervoor klikt u op 'toevoegen' en selecteert een artikel uit de Artikels-module. De 'Artikelnaam' is het stuk tekst die als artikel zichtbaar is op de offerte en factuur.