Orders

1. Overzicht

1.1 Acties

Orders worden vaak gebruikt als tussenstap bij offerte en factuur. Om facturen efficiënter op te maken kan u één of meerdere orders (door inhouden van shift-toets) selecteren en factureren door op de knop 'maak factuur' te klikken. Een selectie van meerdere orders is enkel mogelijk als deze opeenvolgend zijn en niet op basis van eigen voorkeur.

U kan ook meerdere orders exporteren door de gewenste orders via de zoekfunctie te filteren, bv. '>01/01/2019 <01/02/2019'. In de actiebalk klikt u op PDF . Een document met een overzicht van alle orders tussen 1 januari en 1 februari 2019 wordt geëxporteerd.

1.2 Analyse

Het tabblad analyse geeft een algemeen overzicht van al uw orders die zijn verwerkt. De verschillende analyses passen zich aan op basis van de zoekfunctie.

2. Fiche

2.1 Gegevens

Veld

Omschrijving

Datum

Datum wanneer het order werd geplaatst.

Project

Het project dat u toekent aan de klant.

Klant

De klant die u toekent aan het order.

Eindklant

De eindklant die u toekent aan het order.

Contactpersoon

Wie is de contactpersoon bij de klant?

Klant referentie

Referentienaam die afgesproken werd met de klant voor dit project.

Bedrijf

Indien u meerdere bedrijven gebruikt in uw werkomgeving selecteert u het bedrijf waar het order aan mag gelinkt worden.

Status

Door het selecteren van een status zorgt u voor een betere opvolging in het overzicht. Statussen maakt u aan in de orderinstellingen.

Verantwoordelijke

De persoon die de klant heeft aangemaakt wordt automatisch ook de verantwoordelijke voor de klant. Dit kan steeds gewijzigd worden.

Opmerking

In dit veld kan u nuttige informatie achterlaten voor de verdere verwerking van het order.

Extra velden

U kan steeds extra velden toevoegen via instellingen > orders. Deze worden dan weergegeven onder de standaardvelden in ROBAWS.

Veld

Omschrijving

Facturatie E-mail

Mailadres naar waar de factuur automatisch wordt verstuurd.

Betalingsvw.

Wat zijn de betalingsvoorwaarden voor deze klant?

Opmerkingen

Factuuropmerking die altijd verschijnt wanneer een factuur wordt opgemaakt. Deze opmerking werd reeds ingegeven op de klantenfiche.

Vaak worden er per project meerdere orders aangemaakt. Een overzicht van alle gefactureerde orders krijgt u in het kader 'overzicht' te zien.

2.2 Acties

2.2.1 PDF

Om een PDF te exporteren kan u kiezen uit 3 verschillende types: PDF: Eenvoudige PDF van uw order. Pro Forma PDF: Een Pro Forma PDF is een voorlopige factuur die voor de definitieve factuur bezorgd wordt aan de klant. PDF zonder prijzen: Eenvoudige PDF waar prijzen niet op weergegeven staan.

2.2.2 Levernota

Een order is een bevestiging van een goedgekeurde offerte en een vorm van tussentijdse factuur die voor een levering verstuurd wordt. Na het opmaken van een order is de volgende logische stap het opmaken van een levernota die kan worden meegegeven met de transporteur. U kan nu via orders onmiddellijk een levernota opmaken, waardoor u dus niet opnieuw alle lijnen hoeft toe te voegen.

2.2.3 Digitale handtekening

Op een smartphone, tablet of pc met touchscreen kan een digitale handtekening worden geplaatst op het order PDF. Op deze manier heeft u steeds een bewijs die u samen met de factuur kan versturen. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn, dan hebt u deze wellicht nog niet geactiveerd in de order instellingen.