Offerten

1. Overzicht

1.1. Analyse

In de module 'Offerten' vind u 2 tabbladen terug: overzicht en analyse. In het tabblad analyse kan u offerten beter opvolgen en sales meetings van hieruit aansturen. Bovenaan ziet u per verantwoordelijke de frequentie van goedgekeurde offertes versus openstaande offertes.

De salesfunnel ofwel "resultaat" onderaan de pagina wordt bepaald door de succesratio's in de instellingen. Het resultaat wordt opgesplitst in volgende statussen:

  • Behaald: de offerte heeft een waarde van 100% succes.

  • Niet behaald: de offerte heeft een waarde van 0% succes.

  • Lopende offerten: de offerte heeft een waarde tussen 1 en 99% succes. Voorbeeld: Een offerte werd opgemaakt t.w.v. € 10000. Werd aan deze status een waarde gegeven van 50%, dan zal er gerekend worden met € 10000.

  • Verwachting: de offerte heeft een waarde tussen 1 en 99% succes. Voorbeeld: Een offerte werd opgemaakt t.w.v. € 10000. Werd aan deze status een waarde gegeven van 50%, dan zal er gerekend worden met € 5000, aangezien dit een verwachting is.

Een offerte met 100% succes wordt hoofdzakelijk gezien als een offerte met de status 'gefactureerd' of 'goedgekeurd'. Elke status waaraan een succespercentage wordt toegekend, zal deel uitmaken van het "resultaat".

1.2. Acties

U kan ervoor kiezen om een eenvoudige of gecalculeerde offerte op te maken. Deze templates maakt u op voorhand aan in de instellingen. Hier beschrijven we de werking van de eenvoudige offerte. Voor meer informatie over calculatie kan u een kijkje nemen bij het hoofdstuk 'calculatie'.

Opgelet als er geen offerte templates zijn aangemaakt zal het ook niet lukken om een offerte aan te maken. Bekijk dus zeker uw instellingen!

2. Fiche

2.1 Gegevens

Bovenaan op de actiebalk kan u een pen terugvinden . Hiermee kan u het offertenummer wijzigen.

Volgende velden worden standaard weergegeven bij een offerte:

Veld

Omschrijving

Datum

Datum van aanmaak offerte.

Project

Koppel uw offerte aan een project of maak een nieuw project aan door op het sterretje bovenaan te klikken. Het linken met een project is belangrijk voor de nacalculatie.

Klant

Selecteer een klant.

Contactpersoon

Selecteer een contactpersoon bij deze klant.

Klant referentie

Korte verduidelijking naar de klant waarover deze offerte gaat.

Bedrijf

Wanneer u met verschillende bedrijven werkt in ROBAWS dan kan u hier selecteren met welk bedrijf u graag wenst een offerte op te maken. Zo zal het briefpapier van het geselecteerde bedrijf gebruikt worden.

Kilometers

Hier voegt u het aantal kilometers toe die zal afgelegd worden om de werf te bereiken. Deze kilometers zullen overgenomen worden op het projectoverzicht wanneer er een project gelinkt wordt aan deze offerte.

Betreft

Extra lijn om te verduidelijken naar de klant waarover deze offerte gaat. Deze naam zal bij aanmaak van een project worden gebruikt als projectnaam.

Status

Door het toekennen van een status krijgt u een betere opvolging in het overzicht.

Actief op project

Deze optie (selectievakje) zal enkel verschijnen wanneer de offerte gekoppeld is aan een project. Wanneer de offerte op actief is gezet, mogen artikels en hun aantallen gekoppeld worden met het project. Dit zal meegerekend worden met de nacalculatie.

Indien u er voor kiest om dit niet te koppelen, dan zal u bij de histogram op de projectenfiche, de offerte in het oranje zien staan om te benadrukken dat dit nog niet ingecalculeerd is. Bv: u heeft een project waarvoor u 3 verschillende offertes hebt opgemaakt. De klant kiest voor offerte 2. U kan offerte 2 aanduiden als actief en enkel die offerte wordt dan meegenomen in de calculatie.

Verantwoordelijke

De persoon die de offerte heeft opgemaakt.

Veld

Omschrijving

Vervaldatum

Datum waarop de offerte niet meer geldig is. Standaard is dit ingesteld op 30 dagen.

Opvolgdatum

Datum waarop we de klant contacteren indien de offerte nog niet goedgekeurd werd.

Ontvangen

Datum waarop wij de prijsaanvraag van de klant ontvangen hebben.

Uiterste datum

Datum waarop de offerte ten laatste moet verzonden worden naar de klant. Interne communicatie.

Aanbested. datum

Datum van aanbesteding.

Eenheidsprijs in letterschrift

Wanneer getallen bij voorkeur voluit geschreven moeten worden in de artikelkolom.

Prijsraming

Dit kan u aanvinken als u de benaming 'offerte' wilt veranderen in 'prijsraming'.

Adres

Locatie van de werf.

2.2 Acties

2.2.1Bestelling plaatsen

U kan vanuit uw offerte heel eenvoudig een bestelling plaatsen. Alles wordt overgenomen in 1 bestelling, waarbij artikels de eerste leveranciersreferentie zullen gebruiken waar mogelijk. U gaat naar de module offerten en van daaruit kan u d.m.v. de knop de bestelling plaatsen. U komt zo terecht op de bestelbon die alle gegevens van de offerte overneemt (dezelfde gegevens die zichtbaar zijn op de Bill of materials).

Klik u op 'maak bestellingen', dan wordt een bestelbon aangemaakt.

2.3 Offerte

2.3.1 Standaardteksten

In de offerte instellingen heeft u reeds enkele standaardteksten opgemaakt die u kan gebruiken om voor of na de artikelkolom te plaatsen. Dit kan gaan om een inleidende en/of afsluitende tekst van de offerte waarin een aantal algemene zaken, zoals het verloop van de werken, regieprijzen, geldigheidsduur, vermeldt worden.

2.3.2 Artikeldetail

Om een artikel toe te voegen klikt u op 'lijn toevoegen'. U gaat op de ruimte onder artikel staan en drukt de muis in. U selecteert een artikel uit uw databank. Indien er geen artikel voor deze lijn bestaat maakt u een nieuw artikel aan in omschrijving.

Lijnnaam

Omschrijving

Titel

Wanneer u graag artikelen groepeert onder een titel. De titel vult u in het veld 'omschrijving' in.

Lijn

Wanneer de lijn een artikel bevat.

Tekst

Wanneer u graag verduidelijkende tekst toevoegt aan de artikelkolom.

Variant

Wanneer dit artikel een variant is op een ander artikel. Het artikel wordt weergegeven in een andere kleur, maar niet meegerekend in de totaalprijs.

Totaal

Wanneer prijs per stuk en aantal niet mogen weergegeven worden op een offerte PDF. U zal enkel een totaalprijs zien op de PDF ongeacht het aantal artikels.

Nakijken

Wanneer u een offerte heeft opgemaakt maar nog wil verduidelijken dat deze lijn best nog eens nagekeken wordt, voordat deze verstuurd wordt naar de klant. Deze lijn wordt in een fluorescerende kleur weergegeven.

Kolom

Omschrijving

Nr.

Om wat meer structuur in de offerte te brengen kan u werken met een artikelnummering.

Post

Posten worden via hun nummering gelinkt aan de bestaande post volgens de gebruikte meetstaat in ROBAWS.

Type

Om volgende meeteenheden aan te duiden:

FH (forfaitaire hoeveelheid) VH (vermoedelijke hoeveelheid) SOG (som over geheel) PM (pro memorie) GP (zelfde al SOG) TP (totaal prijs)

Eenheid

Hier kan u aangeven in welke eenheid een artikel moet uitgedrukt worden.

Stukprijs of prijs per KG, KM, uur, dag, liter, meter, m², m³, ...?

Korting

U kan er voor kiezen om per lijn een korting toe te kennen. Stel dat u graag een korting toekent voor alle lijnen, dan vult u het percentage korting in op het bovenste artikel. Er zal automatisch een melding verschijnen 'toepassen voor alle lijnen'. Indien u geen korting toekent zal deze kolom ook niet weergegeven worden op de PDF.

Deze optie kan ingeschakeld/uitgeschakeld worden via de algemene instellingen.

BTW

Wanneer u het BTW-tarief wijzigt zal volgende melding verschijnen: 'BTW aangepast toepassen voor alle lijnen'. U klikt hier op en alle lijnen nemen het nieuwe BTW-tarief over.

Als u op de lijn gaat staan in de kolom 'lijn', verschijnt er links van die lijn een pijltje naar beneden. Als u daarop klikt wordt uw lijndetail geopend. Hier kan u voor dit artikel een opmerking bijvoegen. Deze opmerking wordt opgenomen in de offerte PDF. Een andere toevoeging is werken met niveaus/hoofdstukken om uw artikel extra in de verf te zetten. Dit door het toevoegen van kleur en styling (deze hoofdstukken maakt u op bij algemene instellingen). Om dit artikel te laten starten op een nieuwe pagina activeert u 'nieuwe pagina'.

Tijdens het opmaken van uw offerte kunt u ook lijnen kopiëren naar een andere plaats of gewoonweg naar een andere offerte. Dit doet u door met uw muis op de lijn te staan en de rechtermuisknop in te drukken. Op die manier selecteert u de lijn. Om meerdere lijnen te kopiëren of te knippen zal u links een checkbox zien verschijnen. Als u deze aanvinkt en op de rechtermuisknop klikt, dan wordt de actie op al deze lijnen toegepast.

Als u alle lijntjes wil kopiëren, dan kan u het eerste vakje aanklikken, Shift-toets ingedrukt houden en het laatste vakje aanklikken. Zo worden alle lijntjes in 1 keer geselecteerd.

Om lijnen te plakken klikt u met de rechtermuisknop op de artikellijn waaronder u de nieuwe inhoud wenst te plakken.

2.3.2.1 Meetstaten

Meetstaten worden steeds in Excel formaat geüpload. Om de kolommen te doen passen in 'items' zal u deze moeten hernoemen. Wanneer de meetstaat is bewerkt kan u bij 'meetstaat downloaden' de meetstaat exporteren.

2.3.2.2 Update prijzen

Tijdens de opmaak van uw offerte kunnen uw artikelprijzen gewijzigd zijn. Om ervoor te zorgen dat uw offerte de nieuwe correcte prijzen bevat, klikt u op 'update prijzen'. Een nieuw venster wordt geopend. Het is aangeraden om eerst een kopie te nemen van uw huidige offerte vooraleer u verder gaat. Daarnaast raden wij ook aan om de prijswijzigingen en postsamenstellingen niet samen te updaten, aangezien er telkens maar slechts één actie vereist is.

Kiest u voor een prijswijziging, dan worden alle artikelprijzen aangepast, alsook die op de ingeladen post.

Kiest u voor een wijziging van de postsamenstelling, dan worden alle achterliggende functies zoals formules en hun waarden herberekend.

2.3.2.3 Posten toewijzen

In het veld postnummer kan u een bepaald nummer invoeren. Is dit nummer achterliggend toegewezen aan een bepaalde post, dan zullen de gegevens van die post ingeladen worden van zodra u op de knop klikt.

2.3.2.4 Webshops

Als u klikt op 'webshops' komt u op een pagina met allerlei webshops terecht die u eerder hebt toegevoegd in de instellingen. U klikt de gewenste webshop open. Hier kan u artikels zoeken en toevoegen aan uw winkelmandje. Hierna hebt u 2 opties:

Aan artikels toevoegen: de opgevraagde artikels komen in de artikelbibliotheek te staan. De artikels worden automatisch aangemaakt met alle betekenisvolle info voorzien door de leverancier. Enkel de verkoopprijs moet nog ingegeven worden. Naar klembord kopiëren: u kopieert een artikel en plakt dit nadien op de offertelijn.

2.3.3 Kosten

Beschikt u over heel wat kosten die u graag zou willen doorrekenen aan de klant, maar mag dit niet zichtbaar zijn op de offerte? In dit geval zou u kunnen gebruikmaken van het tabblad "kosten". U geeft de naam in van de gemaakte kosten met daarnaast het te rekenen bedrag. Let op! Dit bedrag wordt gelijk verdeeld over de verschillende artikelen en hun aantallen.

Voorbeeld: stel uw offerte bestaat uit 10 verschillende posten. De genomen € 1000 aan kosten zal gelijk verdeeld worden onder deze 10 posten, m.a.w. elke post krijgt € 100 toegewezen. Deze € 100 zal nadien in de post verdeeld worden onder het opgegeven aantal.

Indien dit een post zou zijn waarin voornamelijk schroeven worden aangerekend en het aantal hiervan bedraagt 50, dan zal er een prijsstijging plaatsvinden van € 2 per stuk. Indien dit een post zou zijn waarin enkel de verplaatsing zou aangerekend worden en het aantal hiervan bedraagt 1, dan zal er onmiddellijk een forse prijsstijging plaatsvinden van € 100.

Deze manier van kosten toewijzen aan een offerte kan handig zijn, indien de aantallen steeds dezelfde zouden zijn en werkt dus niet altijd pro rata.

2.3.4 Marges

Een andere manier om kosten onzichtbaar door te rekenen aan de klant is door gebruik te maken van marges. U kan kosten als extra marges creëren op basis van commissie en indirecte kosten ofwel door de standaard marges te verhogen.

U kan de standaardmarge en indirecte kosten marge per calculatietype verhogen. Dit zorgt ervoor dat uw kosten wel pro rata verdeeld worden en dit per calculatietype.

De verhoging van de marge(s) zal u nadien ook kunnen vaststellen in het tabblad "overzicht".

2.4 Project planning

In het tabblad "project planning" kan u enkele fases vooropstellen die zullen weergegeven worden in de project planning. Op deze manier krijgt u een visueel overzicht van de te volgen stappen.

Vanuit dit tabblad kan u ook eenvoudig een voorschotfactuur opmaken op basis van een vast bedrag of percentage van de offerte. Wenst u de slotfactuur op te maken, dan selecteert u bij factureren "slotfactuur" en zullen de reeds aangerekende voorschotten hierop in mindering gebracht worden.

U maakt een voorschot -of slotfactuur op van zodra u klikt op.