FAQ

Veelgestelde vragen, tips & tricks

1. Opmaak offerte

Lijnen kopiëren naar een andere plaats of gewoon weg naar een andere offerte. Dit doet u door met uw muis op de lijn te staan en de rechtermuisknop in te drukken. Op die manier selecteert u de lijn. Als u deze aanvinkt en op de rechtermuisknop klikt dan wordt de actie op al deze lijnen toegepast.

Als u meerdere of alle lijnen wil kopiëren, dan kan u het eerste vakje aanklikken, Shift-toets inhouden en het laatste vakje aanklikken. Zo worden alle lijntjes in 1 keer geselecteerd. Wilt u een aantal lijnen afzonderlijk selecteren, maak dan gebruik van de CTRL-toets.

Om lijnen te plakken klikt u met de rechter muisknop op de artikellijn waaronder u de nieuwe inhoud wenst te plakken.

=> Synchronisatie offerten: Deze functie kan u activeren bij 'Offerten instellingen'.

U stelt in na hoeveel minuten uw offerte synchroniseert/opgeslagen wordt tijdens opmaak. Wanneer u hier 5 minuten instelt, zal de offerte na 5 min opgeslagen worden (uw scherm is 1 sec inactief). Indien u deze optie niet wil dan vult u 0 in, er zal niks gebeuren. Als u navigeert naar een andere pagina wordt de offerte nog steeds automatisch opgeslagen.

2. Orders efficiënter factureren

U wil één of meerdere orders efficiënter factureren? Dit kan door meerdere orders te selecteren. U selecteert een order, houdt de shift-toets ingedrukt en selecteert het order tot waar u de selectie wenst. Een aantal orders worden geselecteerd. Zo kan u erna met één klik de factuur opmaken.

U kan geen orders afzonderlijk selecteren door gebruik te maken van de CTRL-toets. Deze functie werkt niet in deze module. Indien u orders van eenzelfde klant wil selecteren, maakt u gebruik van de zoekfunctie.

3. Facturen

Om een item te verslepen op een factuur, gaat u met de muis over de lijn. Er verschijnen 2 horizontale streepjes. U houdt deze ingedrukt en zet zo het artikel op de juiste plaats.

  • Voorschotfactuur

Als u de functie om voorschotfacturen te maken niet kan zien, dan moet deze nog geactiveerd worden in de instellingen.

Om een voorschotfactuur op te maken, maakt u een nieuwe factuur op en kiest u voor 'voorschotfactuur'. In het veld "voorschot" geeft u het percentage in dat u graag als voorschot wenst te factureren.

Nadien kan u het resterende bedrag factureren. Dit kan u doen door de voorschotfactuur te dupliceren (zie dupliceren van fiches). U kiest in deze factuur dan voor slotfactuur i.p. v. voorschotfactuur en laat het voorschotpercentage ingevuld. Het bedrag van de voorschotfactuur wordt in mindering gebracht.

  • Meerdere factuuradressen

Uw facturen kan u via mail naar meerdere factuuradressen verzenden. Dit is voor sommigen handig van zodra facturen naar verschillende mailadressen moeten verstuurd worden. Hiervoor gaat u naar de module facturen en klikt u op . Vervolgens kunt u verschillende e-mailadressen ingeven, gevolgd door een ";-teken" na elk mailadres, en versturen.

  • Manuele aanpassing factuurnummer

In ROBAWS krijgen factuurnummers een logische volgorde toegekend. Wenst u toch een factuurnummer manueel aan te passen, dan kan u dit door te klikken op het potloodje bovenaan.

4. Bestanden

Om documenten efficiënter bij te houden maakt u gebruik van 'bestanden'. Deze optie is in elke module aanwezig.

  • Bestanden toevoegen

Er zijn twee manieren om bestanden toe te voegen: het uploaden van een document vanaf computer en het nemen van een foto via camera. Deze laatste optie wordt vaak gebruikt op werkbonnen.

  • Foto bewerken, kopiëren of verwijderen

Om een foto bij te snijden, te downloaden, te verwijderen of te vervangen door een nieuwe upload, klikt u op het gele bolletje rechts onderaan op de foto.

Om een bestand/foto te kopiëren of te verwijderen kan u ook gebruikmaken van het snelmenu. Dit bekomt u door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken.

  • Mappen toevoegen

U kan mappen toevoegen bij de bestanden door op 'nieuwe map' te klikken. U geeft de map een naam en deze wordt toegevoegd onder het tabblad bestanden. In deze map kan u ook submappen aanmaken door op de rechtermuisknop te klikken. U kan de mappen een nieuwe naam geven, kopiëren, verwijderen en plakken door gebruik te maken van de rechtermuisknop.

5. Algemene voorwaarden

U kan uw algemene voorwaarden uploaden bij de algemene instellingen - bestanden. Eenmaal u deze daar hebt toegevoegd, moet u deze bewaren door bovenaan de pagina op 'activeer instellingen' te klikken.

Nadien kan u deze algemene voorwaarden toevoegen aan uw e-mail templates van bv. uw facturen. Hiervoor gaat u naar de factuur instellingen - emailtemplates factuur/creditnota en voegt u daar de algemene voorwaarden toe. Bij het opstellen van een nieuwe facturatie e-mail kan u de algemene voorwaarden mee versturen.

6. Kopiëren of wijzigen van een planning item

Om een planning item te kopiëren naar een andere werknemer selecteert u het item en houd de shift toets ingedrukt. U sleept het item naar onder of beneden en laat het item los op de andere werknemer. Nu staan exact dezelfde items ook bij deze werkgever.

Om het uur van een planning item te veranderen gaat u rechts op het item staan en kan je verslepen met de pijltjes.

Bij het wijzigen van een uur van een planning item bij 1 collega zal dezelfde aanpassingen worden doorgevoerd voor alle collega's die in het item staan. Wanneer u een collega hebt die bijvoorbeeld 1u vroeger stopt met werken doet u het volgende om zijn/haar uur toch apart te kunnen wijzigen. U sleept het planning item naar 'toe te wijzen'. U maakt een kopie door de shift toets in te drukken en een beetje te verslepen naar rechts. Het item is nu gekopieerd maar kan afzonderlijke uren krijgen, terwijl de informatie in het item dezelfde blijft. Nu kan u de items opnieuw slepen naar de betreffende collega's.