Aanmanen

In deze handleiding leggen we de werkwijze uit om op de meeste efficiënte manier vervallen facturen op te volgen en aan te manen. Momenteel is er nog geen optie voorzien om automatisch aan te manen.

1. Automatische vervalstatus instellen.

Om een vervallen factuur eenvoudig terug te vinden in het factuuroverzicht kan u een best een 'vervallen' status instellen. Deze status kan u instellen via de factuur instellingen.

U kan rekening houden met onderstaande:

Veld

Omschrijving

Status waarin een factuur kan vervallen

Dit is de status die wordt aangemaakt wanneer de factuur verstuurd is. Voorbeeld: 'verzonden' of 'gelezen'.

Stel dat de status op 'verzonden' staat, dan zal de factuur bij het overschrijden van de vervaldatum automatisch in de vervalstatus komen te staan. Indien de status op 'betaald' staat zal hij dat niet doen.

Vervalstatus

Dit is de status die u geeft wanneer de factuur vervallen is.

Voorbeeld: 'vervallen'

2. Aanmaningen versturen

Om aanmaningen te versturen in ROBAWS volgt u onderstaande stappen:

Navigeer naar de instellingen > facturen > standaard documenten Factuur/creditnota. Hier maakt u een aanmaningsbrief aan. We geven hieronder een voorbeeld:

Door codes zoals ${client} te gebruiken, worden klantengegevens automatisch aangevuld.

Vervolgens maakt u een e-mail template aan met deze brief in bijlage.

U gaat naar instellingen > facturen > Emailtemplates factuur/creditnota

U maakt een standaardtemplate aan met de betalingsherinnering in bijlage. Hierbij een voorbeeld:

Wanneer een factuur in de 'vervalstatus' komt te staan, kan u eenvoudigweg een aanmaning sturen door gebruik te maken van de e-mailtemplate. De aanmaningsbrief wordt automatisch in bijlage meegestuurd.