Facturen

1. Overzicht

1.1 Overzicht

In het overzicht kan u alle opgemaakte facturen raadplegen. Deze facturen kan u via de zoekfunctie gaan sorteren op basis van hun status.

1.2. Creditnota's

In dit overzicht kan u alle opgemaakte creditnota's raadplegen. Deze creditnota's kan u via de zoekfunctie gaan sorteren op basis van hun status.

1.3. Analyse

In het tabblad analyse kan u een visuele voorstelling bekijken van al uw opgemaakte facturen. U kan het tijdsverloop van de grafiek laten weergeven per week, maand of jaar. U kan dit wijzigen door op de knop rechtsboven de grafiek te klikken.

We delen de analyse van de facturen ook onder in drie verschillende categorieën: artikels, klanten en projecten. De visuele voorstelling gebeurt telkens a.d.h.v. een taartdiagram.

Artikels: TOP-10 van meest gefactureerde artikels.

Klanten: TOP-10 van klanten waaraan het meest gefactureerd werden.

Projecten: overzicht van projecten die gefactureerd werden.

1.4 Acties

1.4.1 Crediteren

Om een factuur te crediteren selecteert u een factuur door op de factuurlijn te klikken (niet op de blauwe letters). Daarna klikt u vervolgens op 'crediteren'.

1.4.2 Betalingen

Via de knop betalingen kan u alle betalingen terugvinden mits uw omgeving gekoppeld is aan uw rekeningnummer d.m.v. Codabox (indien dat niet het geval is kan u contact opnemen via 056/22.22.29). In de kolom 'toegewezen' kan u zien aan welk factuurnummer deze betaling gekoppeld is, door gebruik te maken van gestructureerde mededelingen. De status van uw factuur wordt daarna automatisch op 'betaald' geplaatst (enkel wanneer de 'betaaldstatus' is aangevuld in de instellingen).

1.4.3 UBL/ versturen naar boekhouder

Om facturen te laten inlezen door een boekhoudpakket moet er een UBL worden aangemaakt. Als u graag een UBL-bestand download op uw eigen PC klikt u op 'UBL'. Wenst u graag dit UBL-bestand te mailen naar de boekhouder, klik dan op 'verstuur naar boekhouder' . Dit mailadres kan ingevuld worden bij de factuur instellingen.

Het UBL-bestand bevat standaard alle facturen, indien de zoekfunctie niet gebruikt werd. Om te selecteren op een datum vult u in de zoekfunctie bv. ">01/01/2018 <01/02/2018" in. Het UBL-bestand bevat alle facturen van januari 2018.

1.4.4. Peppol

Om een factuur via Peppol door te sturen selecteert u de gewenste factuur en klikt u op 'stuur naar klant'

2. Fiche

2.1 Gegevens

2.1.1 Facturatie

Veld

Omschrijving

Klant

Selecteer een klant

Datum

Factuurdatum

Vervaldatum

Vervaldatum van de factuur

Verantwoordelijke

Persoon die de factuur heeft aangemaakt

Status

Door het selecteren van een status kan u een betere opvolging doen in het overzicht. Statussen maakt u aan in instellingen.

Factuur betaald

Het totaal factuurbedrag wordt weergegeven. U vind ook terug welk bedrag van de factuur al betaald werd. Wenst u een betaling in te boeken, klik dan op . Een betalingsvenster wordt geopend waar u de volledige betaling of deel van de totale som manueel kan inboeken.

Bedrijf

Op welk bedrijf mag de betaling geboekt worden?

Klant referentie

Titel die gegeven wordt aan het hoofd van de factuur. Zo verduidelijkt u beter aan de klant over welke werken nu eigenlijk betreft.

Ten aanzien van

Aan wie mag de factuur gericht worden?

Opmerkingen

Wenst u enkele opmerkingen te plaatsen op de factuur? bv.: referentienummer, betaalwijze, ...

Extra velden

U kan steeds extra velden toevoegen via instellingen > facturen. Deze worden dan weergegeven onder de standaardvelden in ROBAWS.

2.1.2 Klant

Veld

Omschrijving

Facturatie E-mail

Het mailadres naar waar de factuur van verzonden worden.

Betalingsvw.

Welke betalingsvoorwaarden zijn van toepassing voor de klant?

Opmerkingen

Wenst u nog een bijkomende opmerking te noteren?

Naast bovenstaande standaard gegevensblokken, kan u ook nog gebruikmaken van aanvullende gegevensblokken zoals kredietbeperking, voorschotfactuur en financiële korting. Deze blokken zijn niet standaard actief, maar kan u in -en uitschakelen via de factuur instellingen. De waarden voor deze aanvullende gegevensblokken kan u ook in de instellingen ingeven.

2.1.3 Kredietbeperking

Kredietbeperking is een negatieve korting ter bekostiging van de krediettermijn. De opslag mag de betalende partij aftrekken bij tijdige betaling. Om gebruik te maken van deze beperking, kan u deze in -en uitschakelen via de factuur instellingen.

2.1.4 Voorschotfactuur

Om voorschotten te ontvangen kan u gebruikmaken van de functie 'voorschotfactuur' dat u via instellingen kan in -en uitschakelen.

Om een voorschotfactuur op te maken, vinkt u het selectievakje 'voorschotfactuur' aan en geeft u het percentage in dat u als voorschot wenst te factureren.

Nadien kan u het resterende bedrag factureren. In dit geval is het beter om de voorschotfactuur te dupliceren . U vinkt het selectievakje slotfactuur aan. Het bedrag van de voorschotfactuur wordt in mindering gebracht.

2.1.5 Financiële korting

Financiële korting is een factuurkorting die u kan geven bij een spoedige betaling, vaak als direct contant wordt afgerekend. Deze "korting" wordt gegeven over het brutobedrag, zodat over de korting zelf toch BTW wordt betaald. Meestal gaat het om een percentage bij betaling binnen een bepaalde periode.

Om deze korting voortaan standaard te gebruiken, kan u deze functie in -en uitschakelen via de factuur instellingen.

2.2 Acties

Standaard documenten: onder deze knop vind u enkele standaarddocumenten zoals betalingsherinnering en 6% document terug.

Wijzig nummer: u kan de nummering van de factuur wijzigen. Als u hiervoor kiest dan zal de logische factuurnummering uit ROBAWS verdwijnen. Er opent een extra venster waarin u een nieuwe nummering kan ingeven, gebaseerd op het jaar en een uniek nummer. Nieuwe facturen zullen een factuurnummer krijgen, volgend op het gewijzigde nummer.

Audit log: u kan de historiek met bewerkingen van deze factuur raadplegen.

2.2.1 Inleidende tekst

Op uw facturen kan u een inleidende tekst toevoegen. Dit kan handig zijn om uw factuur extra toe te lichten. Dit tekstvak kan u boven de artikelkolom terugvinden. U kan deze extra functie in -en uitschakelen bij de factuur instellingen.

2.2.2 Items

Bij items kan u ervoor kiezen om aan bepaalde lijnen een procentuele korting toe te kennen.

Als u het BTW tarief wijzigt van het bovenste artikel, zal er automatisch een vraag komen om dit op alle lijnen toe te passen.

Om items te verslepen gaat u met de muis over de lijn. Er verschijnen 2 horizontale streepjes. U houdt deze ingedrukt en zet het artikel op de juiste plaats.

Om de factuur of order te koppelen aan het projectoverzicht, selecteert u het juiste nummer op lijnniveau.

2.2.3 Email versturen vanuit facturatie

Als u vanuit de module facturen een e-mail wil versturen dan, klikt u linksboven op. U maakt een keuze uit de lijst met standaardmails die u eerder reeds hebt aangemaakt in de instellingen. Er zal een standaard 'tekst' en 'onderwerp' worden weergegeven. Bij 'bestanden' zal al automatisch een factuur gekoppeld worden. U kan daarnaast ook nog andere bestanden toevoegen door deze in het kader te slepen of te uploaden.

Offerten en werkbons kunnen ook optioneel als bijlage toegevoegd worden. Als u deze wenst mee te versturen, dan hoeft u enkel die documenten aan te vinken.

2.2.4 Meerdere factuuradressen

Uw facturen kunnen ook naar meerdere factuuradressen tegelijk verstuurd worden. Hiervoor gaat u naar de module facturen en klikt u op . Vervolgens kunt u meerdere adressen ingeven en de mail versturen.