Statussen

Aan alle klanten, offerten, werkbons, bestellingen, facturen, ... kan er een status toegekend worden. Een status wordt gebruikt om bijvoorbeeld een offerte op te volgen van opmaak tot goedgekeurd of afgekeurd. U kan de verschillende statussen instellen via de instellingen van een module. Het toekennen van statussen kan een ideale communicatietool zijn. Dit toetsen we even met een voorbeeld:

Verantwoordelijke Frank wil op het einde van de werkdag alle opgemaakte offertes van die dag controleren, vooraleer deze naar de klant verstuurd worden. Isabel stelt een nieuwe offerte op en kent hieraan de status 'nakijken' toe. Frank zal deze vervolgens opvragen door de zoekfunctie en controleren, goedkeuren en de status 'nagekeken' aan deze offerte toekennen. Op deze manier weet Isabel dat de offerte in orde is en kan zij deze naar de klant versturen. Mocht deze offerte door Frank afgekeurd worden, dan zou hij de status 'herwerken' kunnen gebruiken. Isabel zal de offerte aanpassen. Op deze manier kunnen Frank en Isabel efficiënt samenwerken.

Voorbeeld van enkele statussen, eigen aan een werkbon.

Een status bestaat uit een unieke naam en kleur. Deze kleur wordt weergegeven in het overzicht van een module. U kan steeds de volgorde van statussen wijzigen d.m.v. een lijn naar boven of onder te slepen.

U kan ook heel vaak automatische statussen instellen:

Veld

Omschrijving

Beginstatus

Status bij aanmaak van de nieuwe fiche.

Status na deeltijdsfactuur

Als u een fase factureert op offerte.

Factureren status (Status na maak factuur)

Wanneer u uit een offerte een factuur opmaakt.

Status na maak order

Wanneer u uit een offerte rechtsreeks een order opmaakt.

Status na maak abonnement

Wanneer u uit een offerte rechtstreeks een abonnement aanmaakt.

Opvolgstatus

Status die automatisch toegekend wordt van zodra de offerte vervallen is.

Status waarin offerte kan opgevolgd worden

Enkel indien fiches deze status hebben kunnen ze in status 'opvolgen' komen te staan. Een offerte die afgekeurd is kan geen opvolgstatus krijgen.

Vervalstatus

Status die automatisch toegekend wordt van zodra de factuurdatum overschreden is.

Status waarin een factuur kan vervallen

Enkel indien fiches deze status hebben kunnen ze in status 'vervallen' komen te staan. Een factuur die betaald is kan geen vervalstatus krijgen.

Betaaldstatus

De status die aangeeft dat de factuur betaald is.

Status na verzenden naar boekhouder

Als de factuur via UBL of via e-mail naar de boekhouder verstuurd is, krijgt de fiche deze status. Deze status wordt eerder toegekend om aan te geven dat er geen wijzigingen meer aan deze fiche mogen aangebracht worden.

Inboekstatus (stockwijziging)

Een stockwijziging kan na het inboeken niet meer gewijzigd worden. Na het inboeken krijgt de fiche deze status.

Bestelling compleet status (stockwijziging)

Een bestelling kan geleverd worden in verschillende delen. Wanneer in stockwijziging de exacte hoeveelheid wordt geregistreerd als op de bestelbon, dan krijgt de bestelling deze status.

Kredietstatus

De status die de opmaak van een creditnota aangeeft.