Documenten digitaal ondertekenen
Offertes en bijhorende standaard bijlagen die u verstuurd via e-mail, kan u digitaal laten ondertekenen door de klant. De klant kan op zijn beurt wijzigingen aanbrengen, waarna u deze aangepaste offerte opnieuw ontvangt.
In de offerte-instellingen kan u bij de verschillende e-mailtemplates aangeven welke documenten er standaard ondertekend moeten worden. Om een digitale handtekening te vragen zal u hier ook een vermelding van moeten maken in uw tekst. Aan deze tekst koppelen we een link zodanig dat de klant doorgeleid wordt naar een nieuwe webpagina waar de offerte kan ondertekend worden.
Om een link te koppelen, selecteert u de gewenste tekst en klikt u op 
. Een nieuw venster wordt geopend.
U zal merken dat de geselecteerde tekst weergegeven wordt. In het veld waar de link moet komen te staan, wordt een code geplaatst, namelijk: ${signLink}. Activeert u deze link, dan zal u merken dat de geselecteerde tekst in het blauw weergegeven wordt.
Als u een offerte wenst te versturen, zal u merken dat de tekst met de gekoppelde link vanuit de e-mailtemplate perfect overgenomen wordt.
In het tabblad "bestanden" merkt u op dat er 2 documenten door de klant ondertekend zullen moeten worden, namelijk de offerte en algemene voorwaarden.
Let op! PDF-bestanden die u extra toevoegt aan de e-mail kunnen niet digitaal ondertekend worden.
De klant heeft de e-mail ontvangen en zal deze nu digitaal ondertekenen. Hij klikt hiervoor op de link in de e-mail en wordt zo doorgeleid naar een portaal waar de offerte eerst nog even kan doorgenomen worden. De offerte wordt samen met alle bijlages als één document weergegeven. Het logo dat u in de algemene instellingen hebt toegevoegd wordt in dit portaal weergegeven.
Eenmaal de klant de offerte wenst goed te keuren, klikt hij op de knop "aanvaarden". Er wordt nu aan de klant gevraagd om zijn naam op te geven en zijn handtekening te plaatsen. Hiervoor kan de trackpad van een notebook of computermuis gebruikt worden.
Is de klant echter niet tevreden met de ontvangen offerte, dan kan er een aanpassing aangevraagd worden. Hiervoor klikt de klant op de knop "aanpassing aanvragen". Eenmaal de klant de aanvraag tot aanpassing ingediend heeft, ontvangt u een e-mail met de opgegeven opmerkingen en kan u de offerte aanpassen.
Laat ons toch even van het beste uitgaan. De offerte wordt goedgekeurd. De klant krijgt onmiddellijk een bevestiging dat de offerte aanvaard werd, alsook de datum en tijdstip van goedkeuring worden weergegeven. De klant ontvangt als bewijs nadien nog een e-mail met de ondertekende offerte in bijlage.
Eenmaal de offerte digitaal ondertekend werd, zal u dit kunnen afleiden uit de status van de offerte, of toch tenminste als u dit zo ingesteld hebt. Hiervoor gaat u even naar de offerte instellingen en vult u in het veld "status na online ondertekenen documenten" een waarde in.
Stelt u vast dat de status van de offerte naar deze status gewijzigd is, dan kan u de ondertekende offerte opvragen. U opent de offerte en gaat naar het tabblad "opmerkingen", waar u zal kunnen aflezen wie de offerte ondertekend heeft en op welke datum en tijdstip dit gebeurde.
In het tabblad "bestanden" zal u een PDF-document van de ondertekende offerte kunnen opvragen.
