Emailtemplates

Per module kunnen er één of meerdere email templates worden aangemaakt. Zo kan u bijvoorbeeld bij de factuur instellingen een email template aanmaken om een factuur of een herinnering te versturen. We nemen als voorbeeld een emailtemplate om een offerte te versturen:

Voorbeeld van een emailtemplate voor offerte

Veld

Omschrijving

Naam

De naam van de email template. Kies een unieke naam.

Onderwerp

Het onderwerp van de e-mail. U kan gebruikmaken van codes om bepaalde zaken automatisch in te voeren, zoals een offertenummer. De mogelijke codes kan u terugvinden bij de instellingen van een specifieke module.

Status bij verzenden email aanpassen naar

Wanneer u een e-mail met deze template verstuurd, wordt de status van de offerte/factuur/... aangepast naar de waarde van dit veld.

Wanneer dit veld leeg is gebeurd er geen aanpassing.

Status bij ontvangen email aanpassen naar

Wanneer de geadresseerde een e-mail ontvangt wordt de status van de offerte/factuur/... aangepast naar de waarde van dit veld.

Wanneer dit veld leeg is gebeurd er geen aanpassing.

Standaard bijlagen

Hiermee bepaald u welke bijlagen er samen met de e-mail verstuurd worden.

U hebt keuze uit:

  • PDF's van de module;

  • Algemene bijlagen, zoals algemene voorwaarden, ingesteld bij algemene instellingen;

  • Standaard documenten van de module.

Deze 2 laatste kan u toevoegen door

De bijlagen worden bewaard. U kan de bijlagen aanvinken die u steeds samen met de e-mail wilt versturen. Bij het versturen van een e-mail kan u nog steeds extra bestanden aanvinken.

Indien de bijlagen niet meer nodig zijn, kan u deze verwijderen door op de prullenmandte klikken.

Email tekst

De standaard tekst die in uw mail zal getoond worden.

U kan hierin gebruik maken van codes. De mogelijke codes kan u terugvinden bij de instellingen van een specifieke module.

Naast de balk met de naam van de e-mailtemplate staan er pijltjes . Hiermee kan u de volgorde van de templates in het menu wijzigen.

Er wordt geen mail icoongetoond bij een module, als er niet minstens één e-mail template voorzien is. U hoeft dus steeds een (lege) template aan te maken.