Import & Export

1. Import

U kan de template downloaden in uw eigen omgeving bij instellingen - import

1.1 Modules die je kan importeren:

  • Artikelen (articles)

  • Staffelprijzen (articlestierprices)

  • Klanten + contactpersonen (clients)

  • Werknemers (employees)

  • Leveranciers + contactpersonen (suppliers)

  • Projecten (projects)

  • Facturen (invoices)

  • Inkomende facturen (incominginvoices)

  • Materieel (materials)

  • Offertes (offers)

  • Posten (posts)

  • Creditnota's (credits)

  • Aankoopfacturen (purchases)

1.2 Gegevens invullen:

Bovenaan de template kunt u een gele balk zien. Hier kan je aanklikken wat er in die kolom wordt geplaatst. Onderaan heb je verschillende tabbladen. Die overlopen we van links naar rechts:

  • Boekhoudcodes (accountancycodes) :

Code + naam invullen

  • Artikelen:

De kolom ‘Name’ moet verplicht ingevuld zijn, artikelnummer is optioneel. ‘suppliernr’ verwijst naar de kolom ‘nr’ in het tabblad suppliers om een leverancier te linken met het artikel.

  • Artikelprijzen:

De kolom ‘Articlenr’ moet hetzelfde zijn als bij de kolom ‘nr.’-artikelen = je artikelcode Amount = aantal vanaf de staffelprijs geld Price = staffelprijs

  • Klanten:

Nr. = klantnummer indien u dit heeft, anders dupliceert u de klantnaam. ‘nr’ is een verplichte kolom. De straatnaam en huisnummer moeten in dezelfde kolom worden geplaatst. Ook het BTW-nummer moet volledig in dezelfde kolom geplaatst worden.

  • Leveranciers:

Indien er geen leveranciersnummer is kan je de naam van de leverancier dupliceren bij de kolom nr. 'Nr.' is een verplichte kolom.

  • Projecten:

Nr. = Projectnummer (verplicht veld) Name = Projectnaam Het is belangrijk om bij 'Clientnr.' hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij klantnummer. Zo worden deze aan elkaar gekoppeld.

  • Facturen:

Ook hier moet je bij 'Clientnr.' dezelfde nummer nemen als bij het klantnummer. Bij het 'Projectnr' idem. Nr. = Factuurnummer (verplicht veld)

  • Facturen detail:

Nr. = Factuurnummer om de lijnen te linken aan de factuur. Description = omschrijving van de factuur.

  • Inkomende facturen:

Nr. = Factuurnummer (verplicht veld) Suppliernr. moet overeenkomen met 'Nr.' bij Suppliers. Type = welke factuur is het? Is het een inkomende creditnota, dan vul je 'CREDIT' in.

  • Detail inkomende facturen:

Nr. = Factuurnummer

  • Materieel:

'Name': naam van het materieel (verplicht veld) Het is belangrijk om bij 'ArticleId.' en 'SupllierId.' hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij uw artikelnummer en leveranciersnummer. Zo worden deze ook gekoppeld aan elkaar.

  • Offertes:

Bij 'Nr.' vul je het offertenummer in. (verplicht veld) Bij 'Projectnr'. moet je het projectnummer invullen, zo kan dit gekoppeld worden. Het is belangrijk om bij 'Clientnr'. hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij klantnummer. Zo worden deze ook gekoppeld aan elkaar.

  • Offerte detail:

Nr. = de offertenummer Discription = omschrijving van de offerte

  • Posten:

Posttype: H = Hoofdstuk P = Naam Post A = Omschrijving + Unittype

  • Creditnota's:

Nr. = Creditnota nummer Het is belangrijk om bij 'Clientnr.' hetzelfde nummer te gebruiken die je ook hebt ingevuld bij klantnummer. Zo worden deze ook gekoppeld aan elkaar.

  • Detail creditnota:

Nr. = Creditnota nummer

1.3 Opgelet!

Bij alle modules (behalve artikelen) is het belangrijk dat er bij de kolom 'Nr.' geen dubbele waarden inzitten. Anders kan de upload niet worden uitgevoerd en loopt het systeem vast.

Zorg dat de waardes (Clientnr., Suppliernr.,....etc.) om verschillende modules met elkaar te linken exact hetzelfde zijn. (= hoofdlettergevoelig)

Btw-types worden altijd met een getal aangegeven. Niet: 21% goederen, Wel: 21

1.4 Import inladen:

Om uw import in te laden in Robaws druk je op: 'Importeer'.

De import kan enige tijd duren, u krijgt na de upload geen melding of de import gelukt is. Dit kan u wel nakijken bij de modules zelf. Indien er niets ingeladen is geweest of u krijgt een foutmelding, geef ons dan een seintje of u kan de Excel lijst doormailen naar: [email protected]

Wij kunnen de import uitvoeren voor u, maar dit brengt een kost met zich mee volgens onze voorwaarden.