Facturen

Algemene instellingen

Veld

Omschrijving

Toon totaal incl. BTW

In het facturenoverzicht zal het bedrag incl. BTW getoond worden.

Toon post nr.

De postnummers worden weergegeven op de factuur.

Toon lijn nrs.

De artikelnummers worden weergegeven op de factuur.

Toon project informatie

Een verwijzing naar het project zal weergegeven worden op de factuur, met vermelding van projectnaam -en nummer.

Toon inleidende teksten

U kan een inleidende tekst toevoegen aan uw factuur. Indien u dit wenst, zal u door het activeren van deze functie, een tekstvak krijgen bij de factuurfiche.

Opmaak

In de algemene instellingen kan u hoofdstukken met opmaak aanmaken voor uw artikellijnen. Met deze optie kan u de opmaak ook activeren op de artikellijnen van uw factuur.

Toon uitgebreide omschrijving

Wanneer een artikel een standaardomschrijving heeft, kan u deze standaard op de factuur verbergen door deze optie te deactiveren.

Gestructureerde mededeling

Er zal automatisch een gestructureerde mededeling worden toegekend aan de factuur-PDF.

UBL

UBL is een standaard elektronische manier om facturen te versturen. Als u hiermee werkt vermindert u de kans op fouten tijdens het inboeken en verloopt alles via een online boekhouding.

Veld

Omschrijving

UBL Download

Mogelijkheid om een UBL-bestand te downloaden vanuit de factuurmodule.

UBL e-mail

U kan het UBL-bestand via e-mail versturen.

UBL naar e-mailadres

Het e-mailadres van de boekhouder die het UBL-bestand zal ontvangen wordt hier ingevuld.

Om met Peppol te linken activeert u . Bij 'Codabox Peppol License e-mail' vult u het e-mailadres van uw Peppol account toe.

Veld

Omschrijving

Voeg ... toe aan email

De PDF-bestanden van orders of werkbonnen worden samen met de factuur via mail verzonden. Deze PDF's kunnen enkel automatisch in bijlage toegevoegd worden, eenmaal de factuur werd opgemaakt vanuit een werkbon- of orderfiche.

Opmerkingen

Factuur opmerking: Deze opmerking komt altijd onderaan op de factuur te staan. Bv.: Netto betaalbaar binnen factuurdatum, overschrijving naar rekeningnummer BE57 8601 0881 9935 BIC: SPAABE22 Wanneer er andere opmerkingen moeten toegevoegd worden, dan kan u deze toevoegen bij 'Andere opmerkingen'.

Factuur voorwaarden: Onderaan de prijstabel op de PDF kan er nog een betaalvoorwaarde toegevoegd worden. Bv.: Opmerkingen op, of betwisting van, deze factuur moeten aangetekend verzonden worden aan onze hoofdzetel en dit binnen een termijn van 7 kalenderdagen na factuurdatum. Bij gebreke daaraan wordt de factuur als aanvaard beschouwd.

Creditnota opmerking: In ROBAWS werd volgende opmerking reeds standaard toegevoegd: Annulatie factuur ${originalLogicId} datum ${originalDate} BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht (art. 4&1 3° KB nr 4). Dit is een opmerking die verplicht is om te noteren op een creditnota.

BTW-codes: naast elke BTW-code kan u ook nog wat tekst noteren die, bij gebruik van die BTW-code, op de factuur vermeldt zal worden.

Speciale tarieven

Voorschotfacturen: met deze optie kan u voorschotfacturen opmaken.

Financiële korting is een factuurkorting die bedrijven kunnen geven bij een spoedige betaling, vaak als direct contant wordt afgerekend. Deze "korting" wordt gegeven over het brutobedrag, zodat over de korting zelf toch btw moet worden betaald. Meestal gaat het om een percentage bij betaling binnen een bepaalde periode.

Kredietbeperking is een negatieve korting ter bekostiging van de krediettermijn. De opslag mag de betalende partij aftrekken bij tijdige betaling. Deze kredietbeperking is niet te verwarren met financiële korting.

Kredietbeperking/financiële korting mogelijk: de optie wordt opengelaten om handmatig kortingen toe te kennen op uw facturen. Indien deze optie niet geactiveerd is, zal deze ook niet te zien zijn op de fiche.

Kredietbeperking/financiële korting standaard toegekend: toeslag wordt standaard in factuur verrekend zonder dit per factuur handmatig aan te duiden.

Dagboeken

U kan via de instelling 'dagboeken' de factuurnummers instellen. Zo kan u deze nummering handmatig instellen of laten doorlopen op huidige nummering.

Een factuur- of creditnummer is tweeledig en bestaat uit een prefix en een aantal nummers achteraan. De prefix wordt meestal opgebouwd uit het jaartal (Y):

Prefix

Betekenis

FYY

De prefix voor 2019 zal hier vertaald worden als F19

FYYYY

De prefix voor 2019 zal hier vertaald worden als F2019

Het aantal nummers na de prefix zal automatisch starten vanaf 1. Bijvoorbeeld prefix FYY met 4 nummers: F190001.

Indien u niet in het begin van het jaar start met ROBAWS, dan kan u bij volgende factuurnummer het vervolgnummer noteren. Bv.: uw laatste factuurnummer in vorig softwarepakket is F20190023. Hier vult u nu 24 in.

Mocht u met meerdere bedrijven werken, dan kan u hier extra dagboeken toevoegen. Bij opmaak van een factuur zal u telkens de vraag krijgen welke dagboekcode u wenst te gebruiken. Zo zullen de factuurnummers per bedrijf opeenvolgend zijn.

Facturatie e-mailadres

Mocht u liever een ander e-mailadres gebruiken om facturen te versturen, dan kan u dit hier toevoegen. U kan de e-mailinstellingen hieronder raadplegen mocht u moeite ondervinden tijdens het instellen van deze account.

Codes

Volgende codes zijn beschikbaar om te gebruiken bij standaard documenten & email templates:

Parameter

Waarde

${client}

Klantnaam

Bv. Robaws

${clientAddress}

Volledig adres van de klant

Bv. 8550 Zwevegem, Blokkestraat 41B

${clientStreet}

Straatnaam en huisnummer van de klant

bv. Blokkestraat 41B

${clientZipcode}

Postcode van de klant

Bv. 8550

${clientCity}

Woonplaats van de klant

Bv. Zwevegem

${clientVat}

BTW-nummer van de klant

Bv. BE0808.227.234

${today}

Datum van vandaag

Bv. 20/1/2019

${logicId}

Factuurnummer

Bv. F190023

${status}

Status

Bv. verzonden

${originalLogicId}

De factuur die gecrediteerd werd (enkel bij creditnota)

Bv. F190023

${originalDate}

Datum gecrediteerde factuur (enkel bij creditnota)

Bv. 20/1/2019

${clientReference}

Klant referentie

Bv. graafwerken SJKS

${date}

Factuurdatum Bv. 20/1/2019

${expireDate}

Vervaldatum

Bv. 30/2/2019

${total}

Totaal excl. BTW

Bv. 100€

${totalIncBtw}

Totaal incl. BTW

Bv. 121€

${totalOpen}

Totaal dat nog moet betaald worden (incl. btw)

Bv. 80€

${paymentInstruction}

Betaalreferentie

Bv. +++119/0000/01740+++

${assignee}

Naam verantwoordelijke

Bv. Mieke Bouvry

Daarnaast kan u ook extra velden als code gebruiken.